會所・餐酒館・店家營運

一套系統,
管好整間店的
人、錢、貨。

員工打卡直接變成薪資單;酒水出庫、廚房出餐、客房入住,全部自動掛到客人的服務單上;主管確認出單、標記付款之後就鎖住。權限、修改紀錄、每日備份都內建,計薪和流程規則照你的店來寫。

● 已在一間營業中的會所每天使用

ClubSys 工作台實際畫面:上方在崗人數、今日用餐人數、待辦工單,下方是組織架構圖,員工點自己的卡片上下班
實際系統畫面:工作台與組織架構打卡。畫面中人名皆已替換為化名。
15+個功能模組串在一起
6種權限 × 每角色 × 每模組
3種導出格式 Excel/PDF/CSV
每日自動備份,保留最近 30 份

一套系統裡有什麼

左側導覽就是整間店的分工。每個模組都可以個別隱藏,不同店只開需要的。

工作台
採購帳務
服務單
客房
餐飲
會所庫存
私人庫存
保潔
寄存
規章
人員
考勤查詢
薪資核算
資產
系統反饋區
系統管理

另有採購、會所庫存、私人庫存、資產、薪資核算各自的「存檔」頁,每期資料留底可回查。

一位客人的消費,怎麼串起來

整套系統最重要的一條線。客人這一趟的所有消費都掛在同一張服務單上,其他模組自動把帳寫進來,不用人工再抄一次。

01

開一張服務單

填桌號或客人(可留空),單號自動編成「日期-當天序號」。這位客人這一趟的消費,全部算在這張單上。

02

消費自動計入

各模組做事的同時,就把品項寫進服務單。

  • 會所庫存出酒水計費
  • 訂餐、廚房出餐計費
  • 私人寄存庫存只留紀錄
  • 客房入住只留紀錄
03

主管確認出單

有核准權限的主管或經理按下確認。從這一刻起不能再加東西,其他模組也選不到這張單。

04

標記付款,鎖定

選付款方式、標記已付款,這張單就是終點,之後任何人都改不了金額。

出庫、訂餐都必須選一張還沒確認的服務單才做得了,每一筆酒水、每一道菜都知道算在誰頭上。廚房出餐時那張單如果已經收款,系統會掛紅字提醒,不會偷偷改掉已收的金額。

挑六個先看

每一張都是系統的實際畫面。完整模組清單在功能頁。

人員頁實際畫面:A 組與 B 組名單、每位員工的職稱、上級主管與在崗或下班狀態
人員頁:A/B 組名單、上級主管、即時出勤狀態。

點自己的卡上下班,誰在崗一眼就知道

登入後的第一頁就是工作台:在組織架構圖上點自己的卡上下班,卡片直接顯示誰在崗。工時要拿去算薪水,所以下班會先跳確認視窗。

時區
同時顯示門市當地時間與總部時間,門市在海外、總部在台灣都看得懂
補卡
漏打可補登下班卡,主管或經理審核;自己的申請不能自己審
提醒
班超過 12 小時紅字提醒;打下班卡時已超過 24 小時會跳提醒框
上限
超過 24 小時的班不計工時;跨月的班照上班那天所屬的月份算
分組
人員名單可分 A 組/B 組,各自打卡、各自核薪
架構圖打卡雙時區時鐘補打卡審核請假送審卡片拖曳收合
薪資核算實際畫面:整期薪資清冊,每人時薪、加班時薪、正常與加班工時,超過 24 小時的班以紅色警示標出
薪資核算:時薪鎖住要按變更才可改;超過 12/24 小時的班直接紅字標出。

打卡直接變薪資清冊,有問題的班先標紅

工時直接取自打卡紀錄,自動配對「上班→下班」,同一天多段也各自算。時薪制、兩週一期,不用再手抄打卡表。

加班
01:00~08:00 算加班時薪,跨日的班自動切分
工時
正常工時只記整點,零頭滿 30 分記 0.5 小時加班;時數只會是整數或 0.5
時薪
每人時薪與加班時薪各自設定,平常鎖住,按「變更」才可改
期別
上一期/下一期切換;結算日在發薪前都能改
清冊
整期清冊勾選匯出 EXCEL/PDF、一鍵上傳雲端、儲存這一份;實發金額取整數
鎖定
已發薪即鎖定,不能重新核算
兩週一期夜間加班時段薪資規則說明視窗更改結算日發薪鎖定
服務單實際畫面:依全部、未確認、已確認篩選,下方列出已付款的單號、客人、總費用、付款方式與時間
服務單:全部/未確認/已確認一鍵切換,已付款的單另列。

每位客人一張單,三個狀態一路往前

核心流程的中心:未確認 → 已確認 → 已付款,每一步由有權限的人按下去。

開單
填桌號/客人,單號為「日期-當天序號」
品項
主要由庫存、餐飲、客房自動加入;手動輸入只給臨時項目
總額
只加總計費品項;私人寄存與客房只留紀錄
付款
付款方式擇一,標記付款需核准權限,付款後完全鎖定
自動計入確認出單計費/不計費分開付款鎖定導出單號清單
會所庫存實際畫面:快速查詢、庫存明細列出品名、類別與庫存數量,出庫需先開服務單
會所庫存:品名、類別、庫存量;出庫一定要先有服務單(畫面品項為示範、單價已模糊)。

每一瓶酒,都知道出到哪張單

會所庫存(酒水、清潔、辦公用品)和私人寄存庫存分開管,私人寄存再按持有人分開記。入庫、出庫、盤點三種動作。

出庫
必須掛一張服務單;會所庫存計費,私人寄存只記「誰的東西被拿出來用」
不足
明講「你輸入 100、實際只出了 6」,要你去盤點;庫存 0 直接擋下
數量
不能直接改數字,只能透過入庫/出庫/盤點,盤點要填原因
畫面
庫存為 0 的品項可一鍵隱藏或顯示
出庫掛服務單按持有人分盤盈/盤虧帳面核對存檔留底
客房實際畫面:當月房況甘特圖,以及入住與退房記錄,列出時間、房號、動作、客人與經手人
客房:月份甘特圖與入住/退房記錄。

房況、預約、入住紀錄,一頁看完

預約不會撞期;訂餐到出餐一條線,每道菜各自寫成服務單的一筆。

房況
可用 → 使用中 → 清潔中 → 可用,退房要有人標記清潔完成
入住
房況清單上直接辦入住,可選掛一張服務單
預約
同一間房撞期會擋下,並告訴你跟哪一筆撞;退房日當天也算佔用
紀錄
月份甘特圖;入住/退房記錄:時間、房號、客人、經手人
餐飲
訂餐選餐期(早/午/晚/宵夜)與人數 → 廚房填菜名數量 → 完成出餐自動計入
月份甘特圖撞期檢查入住退房記錄刪房保護出餐計入服務單
採購帳務實際畫面:現金與 USDT 兩本帳的餘額概況、各自的採購清單,以及月份、關鍵字、狀態、類別的快速查詢
採購帳務:現金與 USDT 各自一本帳,各自匯出。

現金和 USDT 分兩本帳,表格照你原本的 Excel

記錄「花錢買東西」,而且真的連動:買的是資產就寫進資產,買的是庫存就直接入庫。

雙帳
現金帳、USDT 帳分開,各自餘額、清單、Excel/PDF 匯出
查詢
快速查詢:月份、關鍵字、狀態、類別
連動
選「資產」同步新增資產;選「庫存」同步入庫;選「其他」純記帳
憑證
可上傳單據憑證;標記已付款需核准權限,記下是誰、什麼時候
OCR
拍照辨識收據明細,研發中,可客製
現金+USDT 雙帳原 Excel 格式快速查詢雲端資料夾單據 OCR 研發中

更多實際畫面

餐飲實際畫面:今日用餐人數、待出餐與已完成數量,以及訂單列表與快速查詢
餐飲:需先開服務單才能訂餐,出餐後自動計入。
核算紀錄實際畫面:每次核算與更改結算日前的自動備份,列出期間、人數、工時與試算金額
核算紀錄:每次核算、改結算日前都自動留一份。

你的規則,寫進系統

每間店算薪水、開單、記帳的方式都不一樣。這套系統不是要你改習慣。下面每一格,都是實際導入時照店家要求改進去的。

計薪規則

零頭怎麼算,你說了算

正常工時只記整點,零頭滿 30 分記 0.5 小時加班;凌晨 01:00~08:00 整段算加班時薪,跨日的班自動切開。

08:47 上班 → 18:31 下班
⇒ 正常 9 h+加班 0.5 h(零頭 44 分)
結算日

結算日照你的發薪習慣

兩週一期,結算日在還沒發薪之前都能調整;發薪之後整期鎖定,不會有人回頭改數字。

本期:未發薪 → 可改結算日
上期:已發薪 → 鎖定
表單格式

照你原本的 Excel 做

採購表的欄位和匯出格式,照店家原本在用的 Excel 做;匯出後可一鍵上傳雲端資料夾,三區位置自己設定。

匯出 → Excel/PDF/CSV
欄位順序 = 店家原本的表
權限

權限照店內職務

沒有寫死「只有某職稱能用」的功能。每個角色對每個模組都有查看、新增、修改、刪除、核准、開單六種權限,改完立即生效。

例:「保潔以外都能開單」
⇒ 只關掉保潔的 開單 權限
品牌與模組

只開你需要的模組

系統名稱在後台就能改;左側導覽每個模組可個別隱藏,不同店只開需要的。工作台卡片可開關、拖曳、收合。

品牌設定 → 系統名稱
左側導覽 → 模組個別隱藏
幣別

幣別照你的店設定

採購帳務分現金、USDT 兩本帳,各自看餘額、清單、匯出。要分哪幾本帳、用哪些幣別,照你的店來設定。

現金帳 → 餘額 18,420
USDT 帳 → 餘額 2,350 USDT

這些,都是照一家店的需求做出來的

以下每一項都是業主在營運中提出、已經做好上線的客製。你的店有自己的做法,也可以這樣一項一項加進去。

工作台上方的雙時區時鐘與數字卡片實際畫面

考勤薪資11 項

  • 計薪規則照店家定:正常工時只記整點、零頭滿 30 分記 0.5 小時加班、01:00~08:00 算加班、時數只有整數或 0.5、實發取整數
  • 更改結算日:沒發薪前都能改,三處日期一起連動
  • 班超過 12 小時紅字提醒,超過 24 小時不計薪
  • 跨月的班照上班那個月算
  • 打下班卡時班長超過 24 小時跳提醒框,只提醒不擋
  • 漏打卡可「補登下班卡」;請假與補打卡主管也能審,自己的不能自己審
  • 時薪平常鎖住,按變更才能改,改完按儲存
  • 薪資清冊上傳雲端,檔名自動帶期間與組別
  • 個人薪資單可收起/展開
  • 人員名單分 A/B 組
  • 工作台雙時區時鐘:門市當地時間+總部時間
會所存檔實際畫面:每一筆存檔的時間、筆數與合計,可查看明細、匯出、上傳雲端

帳務單據7 項

  • 採購表照業主原本的 Excel 格式重做:欄位、需求單格式一模一樣
  • 採購憑證可上傳;雲端資料夾三區可在設定頁自己改
  • 現金與 USDT 雙帳
  • 匯出 Excel 欄寬自動調好;導出選單順序照業主習慣(Excel → PDF → CSV)
  • PDF 用繁體字型,不會缺字
  • 業主自己的庫存 Excel 一鍵匯入
  • 四個模組的存檔快照,每期留底
私人庫存實際畫面:持有人、在庫品種、庫存總量概況,以及依持有人分開的庫存明細

介面操作6 項

  • 出庫時「選服務單」的下拉只顯示客人名,同一位客人有兩張以上才帶單號
  • 庫存 0 的品項可一鍵隱藏/顯示
  • 客房新增房間時房型可選既有的或自己打;可刪除房間,使用中或有預約的不給刪
  • 服務單明細改顯示日期;刪品項用小提示框確認,加入、刪除都不跳頁
  • 寄存頁重做:開單人、領取人自動記登入帳號,寄存與領取日期系統自動記,匯出 8 欄
  • 每張卡片可拖曳排序、收合;左側模組可個別隱藏
系統反饋區實際畫面:員工填寫在哪一頁、問題是什麼、當時的情況,送出回報

帳號安全5 項

  • 首次登入強制改密碼,拿掉註冊碼
  • 系統反饋區開放全體員工回報異常
  • 修改紀錄逐欄留痕
  • 每日自動備份
  • 開發版/正式站分開:改動先在開發版給業主看,說可以才上線

延伸功能

右側標示目前狀態:已上線、可客製或研發中。可客製的項目都能照你的需求做進去。

  • 現金+USDT 雙帳採購帳務已分兩本帳,各自餘額與匯出。
    已上線
  • 排班表排了班才算得出遲到早退、請假扣薪。
    可客製
  • 稅金計算服務單依你的稅制加算。
    可客製
  • 收據列印給客人的收據/列印格式。
    可客製
  • 推播通知不用登入也收得到待辦提醒。
    可客製
  • 單據 OCR拍照辨識收據明細,自動帶入。
    研發中

客製怎麼進行

開發版和正式站分開,店裡每天在用的那套不會被影響。

  1. 1
    先講你的規則現在怎麼算、怎麼記、表長什麼樣,直接講或丟原本的檔案。
  2. 2
    在開發版做給你看改動先在開發版做好,讓你實際點過。
  3. 3
    確認才上正式站你說可以才搬上正式站。
看客製化怎麼進行

一間營業中的會所,每天在用

不是展示用的樣品。從開門打卡到打烊結帳,每天的實際營運都跑在這套系統上。

正式營運中

從需求到每天在用

先做出完整骨架,再依店家陸續提出的需求一輪一輪調整、上線。上線之後也持續照現場回饋加功能:補打卡審核、新的計薪規則、照原本格式的採購表、匯出一鍵上雲端,都是營運中加進去的。

員工發現系統怪怪的,直接在「系統反饋區」回報,不用另外找人轉達。

工作台打卡考勤薪資核算服務單會所庫存私人庫存餐飲客房採購帳務工單保潔寄存資產規章

看案例細節 →

角色
經理、主管、服務員、保潔、廚房,外加行政端的管理員,各自權限不同
日常
每天打卡、開服務單、酒水出入庫、客房入住退房、訂餐出餐
每兩週
依打卡自動核算薪資,匯出清冊、發薪後鎖定
每天
凌晨自動備份;帳面核對對不上會標紅
回饋
員工在系統反饋區回報異常,改好再上線

誰能動、動了什麼,都有紀錄

錢跟工時的資料,最怕被默默改掉。權限、紀錄、備份和鎖定四件事都內建,不用另外加裝。

系統管理的權限管理實際畫面:每個角色對每個模組的查看、新增、修改、刪除、核准、開單六種權限勾選
權限管理:每個角色 × 每個模組 × 六種權限,可新增角色。
  • 權限矩陣:查看、新增、修改、刪除、核准、開單,改完立即生效
  • 修改紀錄:資料被編輯時逐欄記下「誰把什麼改成什麼」
  • 每日備份:每天凌晨自動備份,保留最近 30 份,可在系統管理下載
  • 帳面核對:庫存「期初+入庫+盤盈−出庫−盤虧=結存」對不上就標紅
  • 存檔頁:採購、會所庫存、私人庫存、資產、薪資核算各有獨立存檔,每期資料留底可回查
  • 待辦鈴鐺:只列「你自己」還沒處理的事,做完才會消失

系統管理分頁:權限管理・品牌設定・工作台卡片・修改紀錄・帳面核對・資料備份・雲端上傳。還原刻意不做成畫面上的按鈕,因為還原會把所有人之後做的事一起倒回去,需要時由維護方處理。

已付款服務單鎖定客人已照那個金額付過錢,金額不能再改。
已發薪薪資單鎖定錢發出去之後不能重新核算。
已出餐訂單鎖定費用已計入服務單,不能回頭改。
庫存數量不能直接改只能透過入庫、出庫、盤點異動。
補打卡不能自己審自己的申請要由主管或經理核准。
使用中房間不能刪使用中或有預約的房間刪不掉。

想看它在你的店怎麼用?

先聊聊你們現在怎麼打卡、怎麼算薪水、怎麼記帳。我們照你的規則評估要改哪些,再做給你看。

導入方式
先聊規則 → 開發版做給你看 → 確認才上正式站
可以客製
計薪規則、結算日、表單格式、權限、幣別、品牌與模組
使用方式
網頁系統,員工登入就能打卡、開單、出入庫