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正式營運中

一間營業中的會所,
每天在用。

不是展示用的樣品。從開門打卡到打烊結帳,每天的實際營運都跑在這套系統上;店家在營運中提出的需求,一項一項做進系統、上線。

ClubSys 工作台實際畫面:上方在崗人數、今日用餐人數、待辦工單,下方是組織架構圖,經理、廚師、服務員、保潔各自點卡片上下班
工作台:組織架構圖上,經理、廚師、服務員、保潔各自點自己的卡上下班。畫面中人名皆已替換為化名。
  1. 01誰在用
  2. 02一天怎麼用
  3. 03週期性的工作
  4. 04需求怎麼變成功能

多種角色,各自權限不同

經理、主管、服務員、廚師、保潔都在同一套系統裡,外加行政端的管理員。每個人登入後看到的模組、能按的鈕,都照職務設定——例如「保潔以外都能開單」,就只關掉保潔的開單權限。

先做出完整骨架,再依店家陸續提出的需求一輪一輪調整、上線。上線之後也持續照現場回饋加功能。

工作台打卡考勤薪資核算服務單會所庫存私人庫存餐飲客房採購帳務工單保潔寄存資產規章
角色
經理、主管、服務員、廚師、保潔,外加行政端的管理員
每天
打卡、開服務單、酒水出入庫、客房入住退房、訂餐出餐;凌晨自動備份
每兩週
依打卡自動核算薪資,匯出清冊、上傳雲端,發薪後鎖定
採購
照原本的 Excel 記帳,現金與 USDT 兩本帳
回饋
員工在系統反饋區回報異常,改好再上線

一天怎麼用

客人這一趟的所有消費都掛在同一張服務單上,其他模組自動把帳寫進來,不用人工再抄一次。

01

打卡上班

在工作台的組織架構圖上點自己的卡。誰在崗,卡片上直接顯示。

02

開服務單

客人到了先開一張單,單號自動編成「日期-當天序號」。

03

出酒水、訂餐、客房

各模組做事的同時,把品項寫進這張單。

  • 會所庫存出酒水計費
  • 訂餐、廚房出餐計費
  • 私人寄存庫存只留紀錄
  • 客房入住只留紀錄
04

確認出單、付款

主管或經理確認出單,標記付款後整張單鎖定,之後任何人都改不了金額。

會所庫存實際畫面:庫存明細列出品名、類別與庫存數量,每一列都標示需先開服務單
會所庫存:出庫一定要先有服務單(品項為示範、單價已模糊)。
客房實際畫面:當月房況甘特圖,以及入住與退房記錄,列出時間、房號、動作、客人與經手人
客房:月份甘特圖與入住/退房記錄。
現場

每一瓶酒、每一間房,都知道算在誰頭上

酒水出庫和訂餐都必須選一張還沒確認的服務單才做得了;客房入住退房留下時間、房號、客人、經手人。

  • 庫存數量不能直接改,只能入庫、出庫、盤點
  • 同一間房撞期會擋下,並告訴你跟哪一筆撞
  • 私人寄存按持有人分開記,出庫只留紀錄不計費

每兩週、每一筆採購

週期性的工作也在同一套系統裡完成,不用再另外開一份表。

薪資核算實際畫面:整期薪資清冊,每人時薪、加班時薪、正常與加班工時,超過 24 小時的班以紅色警示標出
薪資核算:整期清冊,有問題的班先標紅。
每兩週

打卡直接變薪資清冊

兩週一期,工時直接取自打卡紀錄,照店裡的規則算:正常只記整點、零頭滿 30 分記 0.5 小時加班。

  • 清冊勾選匯出 Excel/PDF,一鍵上傳雲端,檔名自動帶期間與組別
  • 班超過 12 小時紅字、超過 24 小時不計薪
  • 已發薪即鎖定,不能重新核算
採購帳務實際畫面:現金與 USDT 兩本帳的餘額概況、各自的採購清單,以及月份、關鍵字、狀態、類別的快速查詢
採購帳務:現金與 USDT 各一本帳。
採購

照原本的 Excel 記帳,現金與 USDT 雙帳

採購表照店家原本在用的 Excel 重做;買的是庫存就直接入庫,買的是資產就寫進資產。

  • 現金帳、USDT 帳各自餘額、清單、匯出
  • 可上傳單據憑證;標記已付款需核准權限
  • 每期存檔快照留底,可回查
系統管理的權限管理實際畫面:每個角色對每個模組的查看、新增、修改、刪除、核准、開單六種權限勾選
權限管理:每個角色 × 每個模組 × 六種權限。
權限與紀錄

誰能動、動了什麼,都有紀錄

權限照店內職務設定,改完立即生效;資料被編輯時逐欄記下「誰把什麼改成什麼」。

  • 每天凌晨自動備份,保留最近 30 份
  • 補打卡、請假不能自己審自己
  • 首次登入強制改密碼

店家提過的需求,就這樣做進系統

從已上線的 29 項客製裡挑八項。每一項都是在營運中提出、先在開發版做給業主看,說可以才上線。

  1. 需求計薪零頭照店裡的算法
    做法正常工時只記整點,零頭滿 30 分記 0.5 小時加班;01:00~08:00 算加班,時數只有整數或 0.5
  2. 需求採購表要跟原本的 Excel 一樣
    做法照業主原本的 Excel 重做,欄位、需求單格式一模一樣;匯出欄寬自動調好
  3. 需求員工漏打卡
    做法可「補登下班卡」;請假與補打卡主管也能審,自己的不能自己審
  4. 需求結算日要能跟著發薪調
    做法沒發薪前都能改結算日,三處日期一起連動;發薪後整期鎖定
  5. 需求門市和總部看的時間不一樣
    做法工作台雙時區時鐘:門市當地時間+總部時間並排
  6. 需求出庫選服務單時找不到人
    做法下拉只顯示客人名,同一位客人有兩張以上才帶單號
  7. 需求寄存要記清楚誰經手
    做法寄存頁重做:開單人、領取人自動記登入帳號,寄存與領取日期系統自動記,匯出 8 欄
  8. 需求員工發現系統怪怪的
    做法系統反饋區開放全體員工回報異常,不用另外找人轉達

完整 29 項分四組列在 客製化頁。

你的店,也可以這樣

先聊聊你們現在怎麼打卡、怎麼算薪水、怎麼記帳。我們照你的規則評估要改哪些,在開發版做給你看,確認了才上線。

導入方式
先聊規則 → 開發版做給你看 → 確認才上正式站
可以客製
計薪規則、結算日、表單格式、權限、幣別、品牌與模組
使用方式
網頁系統,員工登入就能打卡、開單、出入庫